Het gezicht achter: Kostenraming en aanbestedingsadvies
Voor veel projecten zijn kostenramingen nodig, zoals een budgetraming of besteksraming. Wanneer gemeentes deze vraag uitzetten bij IBD, komt hij terecht bij Sebastiaan Scholten en Robert Penning. Zij zijn met zijn tweeën verantwoordelijk voor het opstellen van kostenramingen en aanbestedingsadviezen. In deze nieuwsbrief interviewen wij hen hierover. 
Welke veranderingen zien jullie in de markt?
Binnen de aanbestedingen zien we schommelingen. Je kunt goed zien of aannemers het werk wel of niet kunnen gebruiken. Hebben ze het werk écht nodig, dan schrijven ze met een laag bedrag in. We zijn nu in een periode dat aannemers meer dan genoeg werk hebben, dus dat zien we ook aan inschrijfprijzen. Daarnaast hebben we nu ook te maken met prijsstijgingen door de ontwikkelingen in Europa en vanwege het risico dat aannemers niet aan alle materialen kunnen komen. Wij zien ook trends. De wijk wordt nu veel meer betrokken in het voorbereidingsproces van projecten. Hiervoor moeten ook kosten meegenomen worden in de ramingen.
Waar lopen jullie opdrachtgevers vaak tegenaan?
Budgetten zijn vastgesteld. Hierin zijn de prijsstijgingen in de loop van de jaren vaak niet voldoende meegenomen, waardoor zij uiteindelijk met tekorten komen te zitten. Bij de start van een project is vaak een budget vastgesteld door de beheerder. Vervolgens doen wij een controleraming in de Budget-toets, om na te gaan of ze met de bijkomende zaken rekening hebben gehouden. Vaak komen we er dan achter dat er met een aantal zaken geen rekening is houden in het budget, omdat er alleen naar de uitvoering van het werk is gekeken.
Naast kostenramingen maken jullie aanbestedingsadvies, wat houdt dit in?
In het aanbestedingsadvies adviseren wij onze opdrachtgever hoe ze een project op de markt kunnen zetten. Aan het begin van het project wordt vaak een startnotitie gemaakt door onze opdrachtgever. Op basis hiervan gaan we met hen in gesprek om te bepalen of het verstandig is om bijvoorbeeld voor een RAW-bestek met laagste prijs te gaan, of toch voor een aanbesteding waarin kwaliteitsaspecten zwaar meewegen. Ook kijken we of het project binnen het gestelde budget past of dat is het misschien raadzaam is om een bouwteam te vormen met een aannemer.
Het is een kunst om het mooie wensplaatje uit de startnotitie goed om te zetten naar een volledige raming. Dit is vaak een grote uitdaging omdat hierbij vaak nog niet over de details en de techniek is nagedacht. Onze sterke kant is dat wij door onze ervaring de juiste vragen kunnen stellen aan onze opdrachtgevers zodat deze zich realiseren van de consequenties zijn van deze ontwerpkeuzes. Op deze manier proberen wij onze opdrachtgever te behoeden voor eventuele bezuinigingen en het uitstellen van projecten.
Welke meerwaarde biedt IBD met de kostenraming en het aanbestedingsadvies?
Binnen het IBD hebben wij experts in huis binnen verschillende disciplines, zoals klimaat, riolering en verharding. Dit zijn elementen die impact hebben op het budget, maar het zijn ook dingen die opdrachtgevers vaak mee willen nemen in hun projecten. Vaak willen ze een project duurzaam bouwen, maar weten ze niet hoe. Wij bieden hun die kennis dankzij onze experts.
Gemeente Dordrecht bijvoorbeeld is veel bezig met het verbeteren van de mobiliteit in de stad, en ruimte voor de fietsers. Hiervoor zijn subsidies beschikbaar, maar daarbij is het belangrijk om het financiële overzicht te behouden. Wij als IBD hebben dit overzicht. Enerzijds omdat wij de kosten aan de voorkant ramen ten behoeve van de subsidie. Anderzijds omdat we aan de achterkant de gemaakte kosten kunnen aantonen en verantwoorden.
Als we vroeg in het project betrokken worden, kunnen we goed meedenken in de verschillende disciplines, de kosten en de contractvorm. Wij werken voor verschillende teams binnen het IBD en weten hierdoor wat er binnen alle teams speelt. De kennis die we hieruit opdoen kunnen we goed meenemen binnen de advisering.
Wat zouden jullie je (toekomstige) opdrachtgevers mee willen geven?
Om projecten te spreiden, en niet alles voor de bouwvak op de markt te brengen. Je ziet nu een piek qua aanbestedingen voor de bouwvak en voor kerst. Dit kunnen wij voorkomen door onze opdrachtgever te adviseren in een meerjarenplanning voor de projecten, op basis van de beschikbare budgetten. Door zo’n meerjarenplanning op te stellen met de juiste getallen, weet de opdrachtgever wanneer hij budget heeft voor projecten.